Challenges, solutions and suggested good practices for authors and reviewers of peer-reviewed journals
We recently shared why manuscript turnaround times are so variable.
Today, we will focus on some of the challenges and solutions that JFO has found regarding the availability of reviewers and referees for manuscript review. We will also recommend some good practices for authors and reviewers to help accelerate manuscript return times.
CHALLENGE 1: Finding reviewers/referees available and willing to review manuscripts.
Associated problem: Reviewing times last longer than desirable.
We have had cases in which we invited over 15 potential reviewers to referee a manuscript before even one accepted the invitation. This delays manuscript turnaround time.
Suggested solution/good practice: Authors who send their manuscript to the journal should recommend at least 3 experts (and their email addresses) within their research field who may be invited to review their article without conflict of interest.
Additionally, authors should volunteer to serve as reviewers for at least twice as many manuscripts per year as they submit. Everyone wants to publish but few folks want to peer review and this asymmetry impacts every stage of the publishing process.
CHALLENGE 2: Incomplete reviewer feedback.
Associated problem: Editor-in-Chief, Subject Editor, and/or author(s) are not sure why the manuscript was criticized and/or suggested to be rejected by the referee.
Suggested solution/good practice: It would be helpful that, when the reviewers propose to reject an article, this is supported by substantial points and arguments (i.e.: methodological flaws or errors, or inconsistency between objectives/results/conclusions), that go far beyond “it does not meet the requirements of the journal”.
We therefore suggest sending a detailed criticism letter, detailing full suggestions and reasons for rejection.
CHALLENGE 3: Reviewers do not reply to invitations in a timely manner.
Associated problem: Review times last longer than desirable.
Suggested solution/good practice: We understand reviewers/referees work for free and are sometimes out of the office. However, to speed up the process, we suggest they accept or decline the invitation as soon as possible. The sooner the journal knows their response, the sooner new candidates can be contacted to review.
CHALLENGE 4: Authors do not consider or respond to all the reviewer’s comments.
Associated problem: Once the article is resubmitted, it is unclear for EICs, SEs, and future reviewers what were the criteria behind the first set of changes made in the revised manuscript.
Suggested solution/good practice: We suggest that authors provide a numbered letter single comment made by the referee(s), indicating how and where they modified the original submission.
We would love to hear your thoughts on all of these.
Your comments and suggestions are valuable and welcome.
Desafíos, soluciones y buenas prácticas para autores y revisores de revistas científicas
Hace un tiempo compartimos por qué los tiempos de devolución de manuscritos son tan variables.
Hoy nos enfocaremos en algunos de los desafíos y soluciones que JFO encontró respeto a la disponibilidad de revisores, y en la recomendación de buenas prácticas para autores y revisores que pueden ayudar a acelerar los tiempos de devolución.
DESAFÍO 1: Encontrar revisores disponibles y dispuestos a revisar.
Problema asociado: Los tiempos de revisión se prolongan más de lo deseable.
Hemos tenido casos donde invitamos a más de 15 potenciales revisores antes de que uno de ellos acepte la invitación. Esto demora los tiempos de devolución.
Solución/Buena práctica: Los autores que envien sus manuscritos a la revista deberían recomendar al menos 3 expertos dentro de su campo de investigación (y adjuntar sus direcciones correo electrónico) a quienes poder invitar a revisar su artículo sin conflicto de interés.
Además sugerimos que los autores revisen voluntariamente al menos el doble de manuscritos de los que presentan/publican por año. Todos quieren publicar, pero pocas personas están disponibles para revisar y esto impacta cada etapa del proceso de publicación.
DESAFÍO 2: Devoluciones incompletas por parte de los revisores.
Problema asociado: Los editores en jefe, editores asociados y/o autor/es no están seguros de por qué el manuscrito fue criticado y se sugirió que el referí lo rechazara para la publicación.
Solución/Buena práctica:Sería de mucha ayuda que cuando los revisores propongan rechazar un articulo, que esto esté respaldado por argumentos de base (es decir: errores metodológicos, o inconsistencias entre los objetivos/resultados/conclusiones) que vayan más alla de un simple “no cumple con los requerimientos de la revista”.
Por lo tanto, sugerimos que envien una carta de crítica completa, donde se detallen las sugerencias y las razones del rechazo.
DESAFÍO 3: Los revisores no responden a sus invitaciones (en tiempo).
Problema asociado: Los tiempos de revisión se prolongan mas de lo deseable.
Solución/Buena práctica: Entendemos que los revisores no cobran por su trabajo y que a veces no están en la oficina. Sin embargo, con fin de acelerar el proceso, sugerimos que acepten o declinen las invitaciones lo antes posible. Cuanto antes la revista reciba sus respuestas, antes se pueden contactar a nuevos candidatos para revisión.
DESAFÍO 4: Los autores no consideran o responden a la totalidad de los comentarios de los revisores.
Problema asociado: Cuando se reenvia el artículo, los editores en jefe, editores asociados y futuros revisores no tienen en claro con qué criterio se realizaron el primer conjunto de cambios a la primera versión revisada del manuscrito.
Solución/Buena práctica: Sugerimos que los autores provean una carta donde enumeren y respondan cada uno de los comentarios de los revisores, indicando cómo y dónde modificaron el artículo original que enviaron para revisión.
Nos encantaría escuchar tu opinión respecto a estos puntos.
¡Dejanos tus comentarios!
Desafios, soluções e boas práticas para autores e revisores de revistas científicas
Há um tempo compartilhamos informações de porquê os tempos de devolução de manuscritos variam tanto.
Hoje focaremos em alguns dos desafios e soluções que o JFO encontrou em relação a disponibilidade de revisores e a recomendação de boas práticas para autores e revisores, as quais podem ajudar a acelerar os tempos de devolução de artigos.
DESAFÍO 1: Encontrar revisores disponíveis e dispostos a revisar.
Problema associado: O tempo de revisão é mais longo do que o desejável.
Já tivemos casos em que convidamos mais de 15 potenciais revisores antes de um deles aceitar o convite. Este fato atrasa os prazos de entrega.
Solução/Boa prática: Os autores que submetem manuscritos à revista devem recomendar pelo menos 3 especialistas na sua área de investigação que possam ser convidados para revisar o seu artigo, sem conflito de interesses (e anexar os seus endereços de correio eletrónico).
Sugerimos também que os autores revisem voluntariamente pelo menos o dobro do número de manuscritos que submetem/publicam por ano. Todos querem publicar, mas poucas pessoas estão disponíveis para revisar, o que tem impacto em todas as fases do processo de publicação.
DESAFÍO 2: Revisões incompletas por parte dos revisores.
Problema associado: O Editor-Chefe, o Editor de Área e/ou o(s) autor(es) não sabem ao certo o porquê de algumas críticas e ou porquê o manuscrito foi rejeitado pelo revisor.
Solução/Boa prática: Seria útil que, quando os revisores propõem a rejeição de um artigo, esta esteja apoiada em razões e argumentos substanciais (ou seja: falhas ou erros metodológicos, ou inconsistência entre objetivos/resultados/conclusões), que vão muito além de “não cumpre os requisitos da revista”.
Sugerimos, por isso, o envio de uma carta detalhada com todas as sugestões e, ou, razões para a rejeição.
DESAFÍO 3: Os revisores não respondem os convites em tempo hábil.
Problema associado: Os tempos de revisão são mais longos do que o desejável.
Solução/Boa prática: Compreendemos que os revisores não são pagos pelo seu trabalho e que, por vezes, não estão no escritório. No entanto, para acelerar o processo, sugerimos que aceitem ou recusem os convites o mais rapidamente possível. Quanto mais cedo a revista receber as suas respostas, mais cedo poderão ser contactados novos revisores.
DESAFÍO 4: Os autores não consideram ou não respondem a todos os comentários dos revisores.
Problema associado: Quando o artigo é reenviado, não fica claro para os editores-chefes, editores associados e futuros revisores quais os critérios que nortearam o conjunto de alterações efetuadas à primeira versão revisada do manuscrito.
Solução/Boa prática: Sugerimos que os autores forneçam uma carta listando e respondendo a cada um dos comentários dos revisores, indicando como e onde modificaram o artigo original que submeteram para revisão.
Gostaríamos de saber a sua opinião sobre estes pontos.
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Header photo: Barn Swallow (Hirundo rustica) by GDImages1 | Getty Images.
